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建立服务标准 打造有温度的会议服务

发布时间:2021/5/28 11:28:16   点击次数:

万基置合教发学院项目会务人员是苏州市教师发展学院各类会议和培训的主要接待、服务人员,担负着学院综合楼、艺术楼、语委楼等主要会议场所的接待服务工作。自2021年4月1日进场以来,我司会务人员不断优化服务流程、提升服务品质,至今已圆满完成81场各类会议、培训的服务工作(其中有4次省级会议),服务人员5000余人,通过标准化服务流程、用心打磨服务细节,努力在专业化标准之上,打造有温度的会议服务。

一、建立服务标准,合理规范服务流程

至少在会议开始的前一天,了解相关会议性质、会议内容、参与人数,并做好会场准备。比如有领导出席的,安排接待室;巡视会场的席卡及摆放顺序、茶杯数量及清洁情况、矿泉水数量、会标推送、各类显示屏内容、现场卫生等是否符合会议标准要求。

因会议的规格、与会人员、同一时间召开的会议场次不同,现场服务以自助式服务与个性化服务相结合的办法,满足参会人员不同需求。比如30人以下会议的小型会议,我们为所有参会人员提供每15分钟主动补充茶水、补充3次后更换茶叶的服务,在服务全过程中佩戴橡胶手套以满足疫情防控要求;30人以上的中、大型且长时间会议,在为主要参会嘉宾提供小型化会议服务的同时,更为广大与会人员设置茶歇自助区(自助茶歇区配置有咖啡、茶叶、小点心、一次性茶杯、矿泉水、热水等物资),提供自助式服务。

二、用心打磨服务细节,提供有温度的专业化服务

专业化的服务始于细节、人性化的服务要求细节。要想做好会议服务,就需要将琐碎的、繁杂的重复性事务工作加以锤炼,从细节处见真功、从主动处见温度。为了与会人员取拿方便,工作人员会将茶杯杯把呈45度角摆放于桌子右上方;为了即保证会议效果和人数要求同时方便与会人员进出,布场时会规划行列间距、用工具标定位置;遇到下雨天为与会人员设置伞架并分发伞套;会议结束后巡场,发现遗漏物品归集到指定地点并做好登记、将相关信息提供给甲方方便失主找回等,这些都源自于平时的经验积累和用心观察,并且通过培训将其转化为可执行的标准规范。

会务人员会继续发扬服务至上的精神,用青春的誓言,扎实的行动,努力达到与会人员满意,学院满意,员工满意,为学院发展作出应有贡献。



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